Hoe vaak moet een kantoorpand worden onderhouden?

Waarom is regelmatig onderhoud aan een kantoor belangrijk?

Een goed onderhouden kantoor draagt niet alleen bij aan de technische kwaliteit van het gebouw. Het is ook de omgeving waarin medewerkers dagelijks werken en waar klanten, leveranciers en andere relaties worden ontvangen.

Regelmatig onderhoud helpt om:

• Een veilige en comfortabele werkomgeving te behouden;

• Het pand representatief te houden;

• Storingen en onverwachte reparaties te beperken;

• De vastgoedwaarde te behouden;

• Grotere herstelkosten door achterstallig onderhoud te voorkomen;

• Bedrijfsprocessen zo min mogelijk te verstoren.

Een klein gebrek kan uiteindelijk een grotere onderhoudsopgave worden wanneer het niet tijdig wordt herkend. Denk aan beschadigd schilderwerk waardoor vocht het hout kan aantasten of een kleine daklekkage die uiteindelijk schade veroorzaakt aan isolatie, plafonds of de kantoorinrichting. Daarom is het belangrijk om niet alleen onderhoud uit te voeren wanneer iets kapot gaat, maar de technische staat van het pand regelmatig te beoordelen.

Welke onderdelen van een kantoor hebben periodiek onderhoud nodig?

Een kantoorpand bestaat uit verschillende bouwdelen en installaties met ieder een eigen levensduur en onderhoudsbehoefte. Sommige onderdelen vragen regelmatig om inspectie en onderhoud, terwijl andere jarenlang meegaan voordat groter herstel of vervanging nodig is. Door deze onderdelen gezamenlijk in een onderhoudsplanning op te nemen, ontstaat inzicht in wat op korte én langere termijn nodig is.

Denk bij dit onderhoud onder andere aan:

• Schilderwerk: bescherming en uitstraling van houten kozijnen, deuren en andere geschilderde onderdelen.

• Daken: controle op beschadigingen, lekkages, aansluitingen, afvoeren en de conditie van de dakbedekking.

• Gevels: inspectie en onderhoud van voegwerk, gevelbekleding, kitnaden en eventuele scheurvorming.

• Kozijnen: controle op beschadigingen, aansluitingen, hang- en sluitwerk en de conditie van het materiaal.

• Klimaatinstallaties: onderhoud om verwarming en koeling betrouwbaar en efficiënt te laten functioneren.

• Ventilatiesystemen: onderhoud en reiniging voor een gezond binnenklimaat.

• Elektrotechnische installaties: controle en onderhoud waar dit voor veiligheid en bedrijfszekerheid nodig is.

• Vloerafwerking: herstel of vervanging afhankelijk van materiaal en gebruiksintensiteit.

• Sanitaire voorzieningen: onderhoud aan onderdelen die door dagelijks en intensief gebruik slijten.

Hoe vaak moet onderhoud aan een kantoor worden uitgevoerd?

Er is geen standaard onderhoudsinterval voor een compleet kantoorpand. Een gebouw aan een drukke weg of op een sterk weersbelaste locatie kan bijvoorbeeld eerder onderhoud nodig hebben dan een vergelijkbaar gebouw op een beschutte locatie.

Wel zijn er momenten waarop bepaalde onderdelen doorgaans geïnspecteerd of beoordeeld kunnen worden:

Gebouwinspectie: periodiek, vaak jaarlijks

Een periodieke visuele inspectie helpt om beginnende gebreken vroeg te herkennen. Denk aan scheurvorming, lekkages, beschadigde kitnaden, slijtage of aantasting van materialen.

Dak: minimaal periodiek controleren

Bij daken is het verstandig regelmatig te controleren op beschadigingen, vervuiling, waterafvoer en aansluitingen. Extra controle kan nodig zijn na extreem weer of wanneer er signalen van lekkage zijn.

Schilderwerk: conditie bepaalt het onderhoudsmoment

Voor buitenschilderwerk wordt soms een globale cyclus van circa vijf tot acht jaar genoemd, maar deze termijn is nadrukkelijk geen vaste regel. Het type verfsysteem, ondergrond, detaillering, ligging en blootstelling aan zon, wind en regen hebben grote invloed.

Signalen dat schilderonderhoud nodig is, zijn bijvoorbeeld:

• Afbladderende of loslatende verf;

• Blaasvorming;

• Scheurtjes in de verflaag;

• Verkleuring of verlies van glans;

• Openstaande verbindingen;

• Beginnende aantasting of houtrot.

Het is daarom beter om schilderwerk op conditie te beoordelen dan uitsluitend op leeftijd.

Gevel: periodiek inspecteren

Bij gevels wordt onder andere gekeken naar scheuren, beschadigd voegwerk, kitnaden, vervuiling en vochtproblemen. Hoe vaak een uitgebreide inspectie nodig is, hangt af van het gevelmateriaal, de technische staat en de blootstelling aan weersinvloeden.

Klimaat- en ventilatie-installaties: volgens voorschriften en gebruik

Installaties vragen doorgaans regelmatig onderhoud, maar de juiste frequentie verschilt per systeem. Fabrikantsvoorschriften, wettelijke eisen, gebruiksintensiteit en de technische staat zijn hierbij bepalend.

Groot onderhoud: op basis van conditie en levensduur

Groter onderhoud kan bijvoorbeeld bestaan uit dakrenovatie, gevelherstel, vervanging van kozijnen of vernieuwing van installaties. Hiervoor is geen universele termijn van bijvoorbeeld tien of twintig jaar te geven. Een actuele onderhoudsplanning en periodieke inspecties bepalen wanneer ingrijpen technisch en financieel verstandig is.

Welke factoren bepalen hoe vaak onderhoud nodig is?

De onderhoudsfrequentie wordt onder andere beïnvloed door:

Bouwjaar en technische staat

Oudere bouwdelen en installaties kunnen vaker aandacht nodig hebben, maar ook een ouder pand dat goed is onderhouden kan technisch in uitstekende conditie zijn.

Gebruiksintensiteit

Een druk bezocht kantoor kent meer slijtage aan bijvoorbeeld vloeren, deuren, sanitaire voorzieningen en installaties.

Materialen

Hout, metaal, kunststof, steen en verschillende gevelsystemen hebben ieder andere onderhoudseigenschappen.

Ligging en weersinvloeden

Zon, regen, wind, vorst en vervuiling kunnen de conditie van gevels, kozijnen en schilderwerk beïnvloeden. Ook de oriëntatie van een gevel kan verschil maken.

Type organisatie en gebruik

Een traditioneel kantoor wordt anders gebruikt dan bijvoorbeeld een bedrijfsgebouw waarin kantoor, logistiek en productie worden gecombineerd.

Waarom kiezen bedrijven voor planmatig onderhoud?

Met planmatig onderhoud wordt vooruitgekeken naar de onderhoudsbehoefte van het pand. Op basis van inspecties en de technische staat wordt bepaald welke werkzaamheden nodig zijn en wanneer deze het beste kunnen worden uitgevoerd.

Dat zorgt voor:

• Beter voorspelbare onderhoudskosten;

• Minder onverwachte reparaties;

• Efficiëntere planning van werkzaamheden;

• Minder verstoring van de bedrijfsvoering;

• Een langere levensduur van bouwdelen;

• Betere mogelijkheden om onderhoudsbudgetten te reserveren.

Bovendien kunnen werkzaamheden worden gepland op rustige momenten, buiten openingstijden of in fases. Dat is bij zakelijk vastgoed belangrijk: goed onderhoud moet het bedrijfsproces ondersteunen en niet onnodig in de weg zitten.

Wilt u ook inzicht in de financiële kant? Lees dan welke factoren invloed hebben op de kosten van onderhoud aan een bedrijfspand.

Onderhoud combineren met verduurzaming

Wanneer onderhoud toch nodig is, ontstaat vaak een logisch moment om verduurzaming mee te nemen.

Moet een dak worden gerenoveerd? Dan kan tegelijkertijd worden gekeken naar dakisolatie of zonnepanelen. Bij onderhoud of vervanging van kozijnen kan HR++ of triple glas interessant zijn. En wanneer klimaatinstallaties aan vervanging toe zijn, kan worden onderzocht welke energiezuinigere oplossingen passen bij het gebouw.

Andere mogelijkheden zijn bijvoorbeeld:

• Gevelisolatie;

• LED-verlichting;

• Verbetering van ventilatie;

• Energiezuinige klimaatinstallaties;

• Zonnepanelen.

Door onderhoud en verduurzaming gezamenlijk te plannen, kunnen werkzaamheden efficiënter worden uitgevoerd. Dat beperkt het aantal uitvoeringsmomenten en kan bijdragen aan lagere energie- en exploitatiekosten.

Veelgemaakte fouten bij onderhoud van kantoren

Een veelgemaakte fout is wachten totdat een onderdeel zichtbaar kapot gaat. Op dat moment kan een relatief klein onderhoudspunt al zijn uitgegroeid tot een kostbare reparatie.

Andere aandachtspunten zijn:

• Onderhoud structureel uitstellen;

• Alleen reageren op storingen;

• Geen actuele meerjarenplanning gebruiken;

• Onvoldoende periodiek inspecteren;

• Verduurzaming los van onderhoud plannen;

• Te laat budget reserveren voor groter onderhoud.

Een goede aanpak begint daarom met inzicht. Door regelmatig te inspecteren en de planning op basis daarvan bij te stellen, kan onderhoud plaatsvinden op het moment dat dit technisch én bedrijfsmatig verstandig is.