Planmatig onderhoud is een gestructureerde aanpak waarbij onderhoudswerkzaamheden aan een bedrijfspand vooraf worden gepland op basis van de technische staat en verwachte onderhoudsbehoefte. In plaats van pas in actie te komen wanneer er een gebrek of storing ontstaat, wordt vooruitgekeken naar wat het gebouw de komende jaren nodig heeft. Dat zorgt voor meer grip op onderhoudskosten en planning en helpt om bedrijfspanden veilig, representatief en toekomstbestendig te houden. Bovendien kunnen werkzaamheden worden uitgevoerd op momenten waarop ze de bedrijfsvoering zo min mogelijk verstoren.
Voor organisaties binnen de zakelijke markt ondersteunt Lichtenberg Mensgericht Vastgoedonderhoud bij planmatig onderhoud, verduurzaming en onderhoudsplanning. Daarbij kijken we niet alleen naar wat vandaag nodig is, maar juist ook naar de kwaliteit van het vastgoed op langere termijn.
)
Bij planmatig onderhoud worden onderhoudswerkzaamheden vooraf geïnventariseerd, begroot en ingepland. Vaak gebeurt dit op basis van periodieke inspecties en een meerjarenplanning.
Daarmee verschilt planmatig onderhoud van dagelijks onderhoud. Bij dagelijks onderhoud gaat het bijvoorbeeld om een storing, lekkage of beschadiging die op korte termijn moet worden opgelost. Planmatig onderhoud richt zich juist op werkzaamheden die vooraf te voorzien en in te plannen zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld schilderwerk, dakonderhoud, gevelherstel of het vervangen van kozijnen.
De basis bestaat uit drie onderdelen: inspecteren, plannen en uitvoeren. Door regelmatig naar de technische staat van het gebouw te kijken, kan onderhoud plaatsvinden voordat kleine gebreken uitgroeien tot grotere problemen.
Een bedrijfspand is meer dan vastgoed alleen. Het is een plek waar medewerkers werken, klanten worden ontvangen en bedrijfsprocessen dagelijks doorgaan. Een storing of onverwachte reparatie kan daarom niet alleen onderhoudskosten veroorzaken, maar ook gevolgen hebben voor de organisatie.
Planmatig onderhoud helpt om:
Grip te houden op toekomstige onderhoudskosten;
Onverwachte gebreken en reparaties zoveel mogelijk te voorkomen;
De technische kwaliteit en vastgoedwaarde te behouden;
Een veilige en comfortabele werkomgeving te bieden;
Het pand representatief te houden;
De levensduur van bouwdelen te verlengen;
Werkzaamheden af te stemmen op de bedrijfsvoering.
Daarbij betekent planmatig onderhoud niet automatisch dat ieder onderdeel volgens een vaste cyclus wordt vervangen. Juist de actuele conditie van het gebouw is belangrijk. Een onderdeel dat technisch nog goed functioneert hoeft niet onnodig te worden vervangen, terwijl een beginnend gebrek soms juist eerder aandacht vraagt.
Wilt u meer inzicht in de financiële kant? Lees dan ook welke factoren de kosten van onderhoud aan een bedrijfspand bepalen.
Een goede planmatige aanpak begint met inzicht in het vastgoed en eindigt niet na de uitvoering. Door inspectie, planning, uitvoering en evaluatie met elkaar te verbinden ontstaat een doorlopende onderhoudscyclus.
Eerst wordt bekeken wat de huidige staat van het bedrijfspand is. Welke bouwdelen zijn in goede conditie? Waar ontstaat slijtage? Zijn er terugkerende gebreken? En welke onderdelen naderen het einde van hun levensduur?
Vervolgens wordt het gebouw verder beoordeeld. Daarbij kan onder andere worden gekeken naar daken, gevels, kozijnen, schilderwerk, beglazing en andere relevante bouwdelen.
Het doel is om gebreken vroeg te herkennen en een realistisch beeld te krijgen van het onderhoud dat nodig is.
Niet iedere onderhoudsmaatregel hoeft direct te worden uitgevoerd. Daarom wordt gekeken naar urgentie en risico's.
Een lekkage of gebrek dat verdere schade kan veroorzaken, krijgt bijvoorbeeld een andere prioriteit dan puur esthetisch onderhoud. Ook veiligheid, bedrijfscontinuïteit en beschikbare budgetten spelen mee.
De werkzaamheden worden vervolgens verdeeld over de komende jaren. Daarbij wordt gekeken naar het juiste onderhoudsmoment, beschikbare budgetten en mogelijkheden om verschillende werkzaamheden te combineren.
Ook de bedrijfsvoering speelt een belangrijke rol. Werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld gefaseerd of op rustigere momenten worden uitgevoerd.
Tijdens de uitvoering draait het niet alleen om technisch goed werk. Een kantoor, winkel of ander bedrijfspand is vaak gewoon in gebruik. Goede planning, duidelijke communicatie en netjes werken zijn daarom minstens zo belangrijk.
Na de uitvoering worden werkzaamheden gecontroleerd en eventuele aandachtspunten vastgelegd. Nieuwe inspecties en uitgevoerde werkzaamheden worden vervolgens meegenomen in de onderhoudsplanning.
Een onderhoudsplan is daarmee geen statisch document, maar beweegt mee met de daadwerkelijke conditie en het gebruik van het gebouw.
Welke werkzaamheden onder planmatig onderhoud vallen, verschilt per bedrijfspand. Een kantoor heeft immers een andere onderhoudsbehoefte dan een winkelpand, bedrijfsruimte of gecombineerd bedrijfsgebouw.
Veel voorkomende werkzaamheden zijn:
Schilderwerk aan kozijnen, deuren en andere bouwdelen;
Onderhoud en herstel van gevels;
Inspectie, herstel en renovatie van daken;
Onderhoud of vervanging van kozijnen;
Herstel of vervanging van beglazing;
Vloeronderhoud;
Onderhoud aan relevante installaties;
Onderhoud en verbetering van ventilatie;
Beton- en houtrotherstel.
Welke werkzaamheden wanneer nodig zijn, wordt bepaald door onder andere de technische staat, gebruikte materialen, gebruiksintensiteit en weersbelasting.
Er bestaat daarom geen standaard onderhoudscyclus voor ieder pand. Meer weten over onderhoudsmomenten? Lees hoe vaak onderhoud aan een kantoorpand nodig is en welke factoren de frequentie bepalen.
Een belangrijk voordeel van vooruitkijken is dat onderhoud en verduurzaming niet als twee losse opgaven hoeven te worden behandeld. Wanneer een dak toch gerenoveerd moet worden, kan bijvoorbeeld worden onderzocht of aanvullende dakisolatie of zonnepanelen kunnen worden meegenomen. Bij onderhoud of vervanging van kozijnen kan HR++ of triple glas interessant zijn. En wanneer installaties aan vervanging toe zijn, ontstaat een natuurlijk moment om naar energiezuinigere oplossingen te kijken.
Andere mogelijkheden zijn:
Gevel- en dakisolatie;
Energiezuinige beglazing;
LED-verlichting;
Energiezuinige installaties;
Zonnepanelen;
Verbetering van klimaat- en ventilatiesystemen.
Door werkzaamheden te combineren zijn minder afzonderlijke uitvoeringsmomenten nodig. Dat kan de overlast voor medewerkers en klanten beperken en voorkomt dat hetzelfde bouwdeel kort na elkaar opnieuw moet worden aangepakt.
Planmatig onderhoud werkt alleen wanneer de planning aansluit op de actuele staat van het vastgoed. Een onderhoudsplan opstellen en er vervolgens jarenlang niet meer naar kijken, geeft uiteindelijk weinig grip.
Veelvoorkomende fouten zijn:
Noodzakelijk onderhoud te lang uitstellen;
Pas handelen wanneer storingen of gebreken ontstaan;
Geen meerjarenplanning maken;
Onvoldoende periodiek inspecteren;
Onderhoud en verduurzaming los van elkaar plannen;
Geen structureel budget reserveren.
Ook te star vasthouden aan vooraf bepaalde onderhoudstermijnen is niet altijd verstandig. De werkelijke conditie van een bouwdeel kan aanleiding geven om onderhoud eerder of juist later uit te voeren. Door periodiek te inspecteren en de planning daarop aan te passen, blijft het onderhoud aansluiten op wat het gebouw daadwerkelijk nodig heeft.
We kijken naar de technische staat van het gebouw, denken mee over een passende onderhoudsplanning en zoeken naar mogelijkheden om onderhoud en verduurzaming slim te combineren. We ondersteunen organisaties met planmatig onderhoud en verduurzaming, dagelijks onderhoud en een passende onderhoudsplanning.
Met vaste onderhoudsteams, korte lijnen en één aanspreekpunt zorgen we voor duidelijkheid tijdens het gehele traject. Daarbij houden we rekening met de mensen die dagelijks in het gebouw werken en stemmen we werkzaamheden zoveel mogelijk af op de bedrijfsvoering.
Wilt u sparren over het planmatig onderhoud van uw bedrijfspand? Wij denken graag met u mee.
)
)
)
)